每次产品说明会都应确定具体的特定目标，如预期参会人数以及这些人数在各营业单位的分配、参会客户的收入等情况，这些数据将是事后检讨的重要内容之一，有时候，需要举办特定主题的产品说明会，如“投资理财”专场，在这种情况下，就需要明确主题基调，并准备相应的背景资料，工具等，会务工具：背景图、背景灯片，确定目标主题，费用预算与成本控制是重要一环，产品说明会的主要费用：场地费、会场布置费、嘉宾出场费、宣传费、交通费、水费、水果费、嘉宾与客户礼品费以及其它突发开支。

落实费用预算，时间与场地的选择也是成功举办创业说明会的关键因素之一； 产品说明会的时间最好选择在周六、周日或平时工作日的晚上；场地的选择则要根据参会对象的情况、场地的知名度、租金价格、会场容量、会场环境、设备效果、人流的方便性等细节而确定。4、确定时间场地，产品说明会所需工具可以分成：会务工具、宣导工具、举办工具，会务工具：横幅、背景图、一拉宝、签到表、资料、奖品、水、食品、水果、台花、绶带、签单登记表，宣导工具：海报、会议通知、邀请函、客户登记表、入场券。这些宣导工具要发至营业部，让营业部在早会中宣导、张贴海报加以强化。举办工具：电脑、投影仪、产品说明会专用投影片、VCD与音乐碟等，对于工具的准备应由专人负责追踪落实情况，所需工具：产品说明会使用工具表。

产品说明会可以邀请资深人士分析保险方面或金融方面的知识，选择嘉宾时应注意他的工作背景、专业水平、演讲水平，并考虑参会客户的背景、社会地位等情况，主持人也是一个非常重要的角色，选择时应该考虑到对象的经验台风类型、声线、感染力等，6、邀请嘉宾主持，为了有更多的人参加产品说明会，宣传工作是不可少的。每季度初要确定一季度的产品说明会举办计划，并制作宣导海报行事历，下发到各营业部，由营服部张贴海报并向队伍做详细宣导。在每次产品说明会举行前一周，就得下发通知，通知上要附上嘉宾介绍、产品说明会主题以及时间地点等。营服部要就产品说明会主题等情况每天通过各种渠道向队伍做宣导，并将本单位的参会客户目标层层落实到个人。

组织事前宣导，追踪嘉宾报送详细个人资料以便制作成投影片，落实各营业区参加产品说明会的客户数量，并填报客户登记表，根据登记表下发产品说明会入场券，所需工具：产品说明会客户登记表、产品说明会入场券，持续追踪落实，产品说明会举办前二天要召开会前会。要求已经邀请到客户的员工参加，在会上，要再次落实参会客户数量和客户基本资料，检查员工为客户设计的计划书是否全面，告知员工参会前、参会中、参会后的注意事项和要求，同时观看产品说明会专用投影片，以便做到心中有数。所需工具：产品说明会专用投影片、客户资料登记表、会前会专用投影片。

召开会前会，产品说明会正式举办前二天，主持人与演讲嘉宾要进行彩排，严格按照产品说明会举办流程将整套程序过一遍，并要检查会场用音乐，所需工具：产品说明会主持人串词与主讲演讲词、产品说明会会议流程，10、进入会前彩排，产品说明会前一天，应将举办产品说明会的各种工具运到会场，会务工作人员应按各自的岗位到场，并按各自的工作任务对会务器材进行调试、悬挂，如：接通电脑、音响设备、调试投影效果等，并将电子文档拷入电脑中。会场按要求布置，悬挂横幅 、张贴指示标志，布置好嘉宾签到台、准备好抽奖箱等。