管理提升——怎样高效会议，日本太阳工业公司每次开会时总是把一个醒目的会议成本分配表贴在黑板上。成本的算法是：会议成本＝每小时平均工资的3倍×2×开会人数×会议时间（小时）。公式中平均工资所以乘3，是因为劳动产值高于平均工资；乘2是因为参加会议要中断经常性工作，损失要以2倍来计算。因此，参加会议的人越多，成本越高。有了成本分析，大家开会态度就会慎重，会议效果也十分明显。没有核心主题，或主题不明确，或议题繁多。这是导致会议低效的根本原因。没有明确的会议议程及时间分配规则，导致会议的进展和时间很难把控。没有提前准备好会场、开会设施（比如电脑、投影仪、麦克风、白板、白板笔、激光笔）、会议讨论材料、会议签到表等。开会前没有提前通知与会者相关事宜及会议材料学习；没有提前准备好会议议题、议程、会议材料、参与人、主持人、记录人等，日本的大小企业都在热烈地展开“会议革命”。

强化自身竞争力，以期由此带来利润。在丰田汽车的办公室里，处处可看到这样的标题：“只开有实际效果的会议!”、“准时开始，最好一小时内结束”、“重点在实际行动”。 在日产被称为“价值优先”的跨部门会议，不请部长出席。因为部长是做最后决定的人，如果与会，可能影响讨论方向的内容。日本的会议革命，一次会议，最好只有一个主题。可以集中时间和精力，集中有关人员，高效解决问题。综合性会议，最多也不要超过三个议题为好。议题越多，参加人员越多，陪绑的也越多，效率也就越低下，成本也就越高。要有明确的议程及时间分配规则，方好有效控制会议的进程和时间使用，确保会议高效。

注意：议程安排上，不要领导先讲话，先表态，避免有的人“话里听音”拍马屁，从而失去民主按领导意见办，或不能集思广益，积极发掘更多创意。会议的召开，并不是人越多越好。人多不仅会增加会议成本，延长会议时间，也会增加扯皮的可能性，不容易形成一致的会议结论，也不利于会议控制。因此，要本着“相关性”和“少而精”的原则，精选参加会议的人员，不要让不相关的人参加，避免“陪绑”的现象。指定主持人无论是何种形式的会议，必须要明确指定会议主持人。会议主持人要严格按照会议的议程、时间安排等做好会议的主持和控制。做好会议记录参加会议的人大部分是只记录或记住自己所关心的内容，而不相关的内容则不怎么关心。

因此，为了能够将参会者的发言、宝贵的思想火花及最终决策、待完成事项能够清晰地保留下来，必须要做好会议记录。会议记录的主要内容包括会议的全部要素（议题、议程、时间、地点、参与人、主持人、记录人、出勤情况、发言情况、决策情况、待追踪事项、会议附件）等。同时，为了及时贯彻会议的精神，增强会议时效性，趁热打铁追踪会后的待完成事项，会议记录要在会议结束后24小时内完成并发送到与会人员手中。合适的时间上午10-12点和下午1-3点是比较适合开会的时段。时代光华的研究如下：心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。不太合适开会。最适合调动员工集思广益、头脑风暴，不断想出新点子、新方法。员工进入工作状态。

最适合进行一对一的会谈，也是进行业务会谈的最佳时机。员工进入一天当中的倦怠期，希望马上回家，这时会议往往会事倍功半。上午10-12点或下午1-3点之间会议室大小要适当。会议室过大。