第一章总则

第一条目的与意义

为规范公司档案管理工作，客观、完整、科学地记录并保存培训

相关信息，固化公司培训资源，为公司知识管理体系的建立奠定基础，

并且掌握机构培训工作开展情况，特制定本办法。

第二条适用范围与对象

本办法适用于XX人寿保险股份有限公司各分公司银行保险渠

道。

第二章管理部门与职责

第三条管理部门及职责

一、归口管理部门：总公司银保培训部是培训档案的归口管理部

门。负责培训档案管理政策与制度的制定、总公司银保培训部培训档

案的建立、保存与管理、以及对各分公司银保培训档案管理工作督导、

检查与考核等工作。

二、日常管理部门：各公司银保培训部（室）是培训档案日常管

理部门。负责本级培训档案的建立、保存与管理，、以及对所辖本部

及三级机构培训档案管理工作的督导、检查与考核等工作。

三、档案管理员：各分公司银保培训部（室）、本部及三级机构

要指定专人负责培训档案的管理。

第三章培训档案的界定

第四条培训档案定义

培训档案是各级单位在培训管理、员工培养、师资队伍建设、知

识建设等工作中形成的，具有保存价值的各种数据材料与实物材料。

第五条培训档案类型与定义

1. 培训项目档案（需经过KOA 事项审批）。培训项目档案指由

分公司培训部（室）作为组织方，需经过KOA 事项审批，有明确教学

目的、资源要求和具体操作过程，如封闭式培训班、训练营或教师节

活动等培训项目的记录。

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2. 培训活动档案（无需经过KOA 审批）。培训活动档案指无需

经过KOA 事项审批，如银行网点支持培训、非集中式培训等培训活动

的记录。

3. 培训教材档案。是培训活动过程中所涉及的教材资料，音

频、视频资料等的总和。

4. 培训师资档案。指所在单位培训讲师的基本资料记录。

5. 培训制度档案。指分公司银保培训部（室）自行制定，过

往或现行的培训相关制度记录，以及总公司银行保险中心培训部统一

发布的培训制度记录。

第六条培训档案的归档要素与形式要求

第四章培训档案的管理

第七条培训档案管理的程序

一、建档

各单位自成立起，即建立培训档案。对于已成立单位或已入司员

工，自本制度颁布实施之日起，即建立相关培训档案。

二、收集

档案管理部门应按本办法第三章要求对各类培训档案涉及的归

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档要素进行收集与整理。

三、归档

1. 要确保归档材料的完整性、准确性和真实性。

2. 培训档案要进行统一编码，编码规则详见附件十一。

3. 培训项目档案须在项目结束后7 日内完成归档。

4. 分公司培训部（室）应在每月6 日前催交所辖各机构必须

要归档的资料，并做好备份。

四、存放

电子类档案应存放于分公司培训部（室）专用于存档的的内部硬

盘，并在档案管理员专用电脑中进行备份和记录，确保档案的安全与

使用。

学员手册、教材与光盘等实物档案需采用专柜保管。

第八条培训档案的借阅

公司内部人员借阅培训档案的，须填写附件十二《培训档案借阅

登记表》，阅毕一周内归还；不能及时归还的，经档案管理员同意可

办理续借手续（具体流程和方式由分公司自定）；归还时档案管理员

必须当面确认档案完整性方可入库。

非公司人员借阅档案的，须持有关单位介绍信，并经公司相关部

门领导批准后方可借阅；阅毕应及时归还。

借阅者要爱护档案。严禁在档案材料上涂改、勾画、圈点或做其

他标记，不得撕去档案内页等。借阅的档案要妥善保管，不得携带档

案外出、复印、转借或遗失。如工作需要复印、转借或携带档案外出

时，须经档案管理员批准，并按照公司有关保密规定办理。如有损坏、

遗失等情况，要给予处分或警告，情节特别严重者，有权追究其法律

责任。

第九条培训档案管理员的要求

档案管理员不得随意更换，如有特殊情况出现人员调动，需及时

向总公司银保培训部报备，并做好工作交接事宜。

培训档案管理员应严格遵守公司相关保密与安全规定，不得私自

增删、涂改、向无借阅权限的人员泄露培训档案内容。

第五章培训档案的检查与考核

第十条总公司银保培训部将不定期通过邮件、电话或现场形式

对各分公司的培训档案情况进行检查与考核，对于收集培训资料不及

时或者资料填写有误、资料空缺者，将登记入案并责令其整改，同时，

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检查与考核结果将作为分公司培训部（室）年度评估的重要参考。

第六章其他

第十一条本办法解释权及修订权归总公司银行保险中心。

第十二条本制度自2014 年1 月1 日起执行。