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<p>如何组织高效率会议<br />
权威统计：<br />
在我国，一个单位的领导一年有80%的时间在开会（约40%参加上级部门的会议，40%参加本部门会议）；我国每天召开的会议约240万个；全国每年会议经费达35亿元！<br />
会议的组成部分：<br />
前段：会前准备工作<br />
要想经营成功的会议，必须要有周全的会前准备工作。很多会议因为缺乏充分的会前准备工作，才导致低质量的讨论过程。 <br />
1、会议召集人的会前工作清单<br />
2、与会者的会前准备工作<br />
会议召集人的会前准备工作清单：<br />
开会目标是否清楚；<br />
决定与会者名单；<br />
决定与会者的参与程度；<br />
决定由谁来担任会议主席与会议记录者；<br />
决定会议时间、会议长度、地点；<br />
准备好会议所需辅助设备；<br />
决定哪些与会者该做简报与何时做；<br />
暂定的会议议程是否涵盖所要讨论的事项，并把议程事先发给与会者；<br />
分发开会通知。<br />
与会者的会前准备工作：<br />
基本的工作就是对自己负责的议题有充分的了解，并有充分的资料提供给其他与会者；<br />
会前了解自己在会议中发挥的作用，若在会前还不知道自己负责的议题或职责范围，应及时向组织者询问。<br />
给与会者的几个建议<br />
给与会者的几个建议：<br />
1、发言内容要有组织<br />
2、适时发言<br />
3、一次只讨论一个要点<br />
4、口齿清晰、陈述有力<br />
5、让证据说话<br />
6、仔细倾听他人讨论<br />
7、避免不当的肢体语言</p>
<p>会议目标：<br />
会议中所要解决什么问题，以及对会议中讨论的议题所期望能达到的最好效果，既问题在会议中期望被解决的程度。<br />
会议时间、长度及地点：<br />
若非紧急会议，早上9点钟到十点半钟，下午2点半钟到3点半钟是最佳开会时间，此段时间是一天中精神状态最好、工作状态最佳的时段；<br />
除非有必要，一般会议尽量不超过一小时；<br />
会议地点一般不要选择在太过舒适或新奇的地方，否则很容易分散与会者的注意力。<br />
会议主席（主持人）：<br />
一个重视议事效率的主席对于应付会中的临时状况，应要有两把刷子，控制讨论方向不致离题，到刺激与会者进行批判性思考，都有赖于主席的经验与智慧，主席应时时打开其“第三只耳朵”。<br />
会议主席的几大职责<br />
主席的几大职责：<br />
1、营造和谐的气氛；<br />
2、控制讨论方向，使会议照议程进行；<br />
3、正确总结各段落或议题的讨论内容；<br />
4、引导发言者解释令人困惑的发言； <br />
5、尊重少数人的意见，避免会中意见一边倒的情况；<br />
6、减少与议题无关的争辩与讨论；<br />
会议记录的组织与整理：<br />
标题、会议目标、主席名字、缺席及出席人名单应列在会议记录起头处；<br />
使用简短的文字，明述与会者的讨论重点；<br />
工作分派情形及完成日期记录无误；<br />
会议记录的内容：<br />
讨论过程中所达成的各种共识（要不厌其烦的向与会者确认每个结论无误）；<br />
有哪些证据支持此议案通过，及反对意见为何；<br />
分派工作的详细情形，及完成日期。<br />
会议记录者的职责：<br />
及时指出令人困惑的发言，请该发言人解释清楚；<br />
适时做总结，协助讨论进行；<br />
向各与会者确认各议案的排序是否无误。<br />
给会议记录的几点建议：<br />
1、重要的会议应录音下来，从而使整理会议时有据可循；<br />
2、除非有必要，定期招开的会议通常不用录音。因花费时间录下的详细内容，可能毫无用武之地；<br />
3、大多数会议都应指定一位会议记录者。主席最好不要兼职此工作，而最好由与会者轮流担任；<br />
4、会议记录者最好有一定的语言组织能力，使笔记流畅，易于了解，同时不失真；<br />
5、会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页纸的长度；<br />
6、会议记录者应与主席共同修正会议记录错误的部分；<br />
7、将整理好的会议记录分发给各与会者。<br />
会议的议程设计：<br />
好的议程设计有助于讨论上轨道，也就是在预定的时间内讨论各相关议案细节；<br />
好的议程设计也可避免讨论离题，有系统地帮助与会者一步步达到目标；<br />
会前应把会议议程表分发给各与会者，并且在议程表里明确各议题所预计使用的时间，供主席及与会者遵循；<br />
议程表最好有固定格式的表格，以避免在设计议程时遗漏须考虑到的事项。会议议程表范例<br />
开会通知：<br />
开会通知应包括请他开会的理由、该准备哪些材料及会议召集人所期望的会议目标。<br />
注：通知时除口头通知外最好附上书面通知，毕竟白纸黑字比口头邀请来的正式。<br />
（会议通知范例）</p>
<p>会议参考流程：<br />
导言：<br />
主席开场白<br />
讨论过程：<br />
理清问题所在并整理出头绪，找到相应对策并达成共识。<br />
1、找出并分析问题的原因：分别是（1）…（2）…（3）… … <br />
（主席确认以上原因各与会者都无异议，再进行下一步骤）。<br />
2、商讨并列出可能的对策：分别是（1）…（2）…（3）… … <br />
（主席确认以上原因都已详细讨论，再进行下一步骤）。<br />
3、比较第二步所列对策，对其进行评估，看何者最符合原议事目标，并达成决议、确定对策（1）…（2）…（3）… …<br />
结论：<br />
1、请会议记录者重述已达成的决议；<br />
2、询问与会者有无异议；<br />
3、确认工作分配完成并已记录妥当。<br />
主席的开场白：<br />
1、陈述问题、会议目标（通过此次会议期望解决到何种程度）;<br />
2、提供与讨论内容相关的资讯，并强调其中不可忽视的内容；<br />
3、将问题分类并确定本次会议的侧重点及讨论顺序。一定要注意不要让非重点及不相干的内容占用太多时间；<br />
4、声明会议记录者的工作内容；<br />
5、询问与会者有无修改议程的需要。<br />
会议几大问题：<br />
1、不守时<br />
2、离题、闲聊<br />
3、无结论<br />
4、缺乏议程设计或会议目标的会议<br />
5、低效率的会议主持人<br />
6、与会者心不在焉<br />
7、与会者未准备开会资料<br />
8、过多或无组织的开会资料<br />
9、会议无记录<br />
TBC之一贯问题:<br />
会议未准时开始：<br />
1、主席未准备就绪，导致开会延后，主席的信任度将大打折扣；<br />
2、与会者未准时，若此人不是攸关会议决议的人的话最好不等。否则，一贯准时的人也会认为：“既然每次都不能准时开会，那我就没有必要准时到会了。”<br />
未按照预定的时间进行讨论：<br />
1、防止话多且内容空泛、无重点的与会者占用太多时间；<br />
2、若因为一些重要议题不得不延长其讨论时间，则应选择考虑修改会议议程时间安排表。<br />
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