核赔通过赔付后，在整个事故全部损失处理结案后，应对整个文字案卷材料进行清分、整理和装订。已决档案包括电子档案和文本档案。电子档案为按照规定上传至理赔系统的各种单证、资料；文本档案为查勘定损员提交的各类单证、客户提交的索赔资料。已决档案以事故为单位进行管理，卷宗序列表备注栏应标明档案的类型（电子档案或文本档案），电子档案保留在核心系统中，文本档案放入理赔卷宗。
 一、组卷要求
（一）文本档案应按本规定要求进行组卷，形成理赔卷宗。
（二）每份理赔卷宗内容应包含：卷宗序列表（该案件所有电子档案和文本档案的统一目录）及案件关联的所有文本资料。
（三）卷内单页必须为A4纸张大小，卷宗内所有资料按卷宗序列表规定的顺序整理排列。
（四）整理好的案卷存入档案柜，按规定格式填写档案封面。
（五）理赔档案组卷后均不得修改或删减任何资料，如有补充提供资料情形，组卷人员应将补充文件分类后按时间顺序放入理赔案卷。
 二、序列表说明
（一）根据案件类型选用相应的材料项目，并在相应的材料项目后面标注，按理赔案卷序列表依次标注、排序。
（二）实物案卷中无序列表所列理赔材料项目的，在理赔系统中有此理赔材料的电子版，须在理赔材料项目后注明。如：实物案卷中无查勘报告，但在理赔系统中有电子版的查勘报告，须在序列表查勘报告备注栏标注代码“E”(电子版)。
 三、标注要求
（一）理赔单证应按照“机动车辆保险理赔材料宗卷序列表”的顺序排序、装订之后标注页码，用打号机或手工在底边标注页码。
（二）标注页码要求：标注位置为每页右下方。如卷宗页码已标注完毕后，需增加卷宗资料的，增加页的页码标注要求为：增加项目的原序列号后加“-”加新流水号，标注位置为此页右下方。例如：第七项增加两页，则标注为：“7-1”、“7-2”。
（三）页数栏与备注栏填写：如果某项内容出现多页，则只标明初始页至终止页（格式见例 1）。如卷宗制作完后，需增加页数，则应在备注栏中注明其新增页的页码，如新增页为多页时，其填写格式为：项目“序号”加“（）”，括号内写流水号（格式见例2）。
例 1：如车损维修发票及修理/施救费发票及清单项目，这个项目包含第 12、13、14、15、16 页，填写格式如下：
序号 内容 页数 备注
20 车损维修发票及修理清单 12-16

例 2：机动车事故查勘报告之外增加 2 页复勘报告，填写格式如下：
序号 内容 页数 备注
13 机动车保险事故查勘报告 7-8 7（1-2）
（四）理赔卷宗封面及卷宗序列表填写可用机器打印，如人工填写一律用黑色水笔填写，字体要规整、清晰。
四、装订要求
（一）可以采用装订机塑管装订、原子夹装订、线装模式，孔位距左边宽度为 1.0CM 左右，孔间距为 7.5CM。
（二）原子夹装订时，原子夹的卡子应在封面卷皮下，不得将卡子露在封面卷皮首页外。
（三）线装统一采用“三针引线法、”装订。
1、用针眼机在左边装订线分别打上三个针眼，针眼应打在同一直线上。
2、装订应使用棉线,实行三眼一线打结，将“结”打在卷宗背面的中间，并将结压平。
（四）无论何种装订方式，不得造成卷内材料文字部分缺损,并且保证装订牢靠。
（五）装订后，要求用打码器在单证右下角打上页数。
五、归档与保存
（一）电子档案以数据库的形式保存在公司的核心业务系统中，并进行定期的备份处理；文本档案以卷宗的形式保存。
（二）所有理赔档案在结案给付后次月必须完成归档。理赔档案应本着“方便存放，易于查找”的原则进行管理。归档号将根据案件金额的不同分为大额案件和小额案件两种类型分别管理。
１、 根据新的归档编号规则，用X代表结案金额≤2000
元的小额案件，生成小额案件的归档号规则为（X+7+0000+机构代码（带入中支机构代码）+年（如2014）+000000（系统生成顺序码）），系统连续生成小额案件归档号，案件可以累计50份一装订，卷宗首页附赔案清单。
２、 用D代表结案金额>2000元的案件，生成大额案件
的归档号规则为（D+7+0000+机构代码（带入中支机构代码）+年（如2014）+000000（系统生成顺序码）），系统连续生成大额案件归档号，一案一装订，保证案件资料的完整统一，以节省资源，方便查阅。
（三）理赔卷宗的保存归档除符合公司的管理规定外，还应遵循如下要求：
1、理赔卷宗须有专职或兼职人员进行管理。
2、按核心系统生成的存档号进行卷宗的归档。卷宗内的档案归档时，一律在右侧加盖可调节日期的骑缝章，骑缝章上的日期应调节为归档时间。
    3、按交强险和商业险整起事故统一生成归档号后整案装订，便于档案的保管存放和查找。
    4、所有理赔卷宗应就其主要内容（保单号、被保险人姓名、出险时间、出险要点、结案日期、结案结论、核赔人等）建立查询索引目录，以便查找。